Представителям кадровых служб рассказали об электронных трудовых книжках

В Отделении ПФР по Республике Карелия прошел семинар для сотрудников кадровых служб о переходе на электронные трудовые книжки. Открыла семинар заместитель управляющего Отделением Ирина Каратай, которая отметила, что новый, электронный, вариант документов о трудовой деятельности работников, имеет ряд значительных преимуществ. Это, в первую очередь, гарантия безопасности и сохранности данных, использование данных трудовой книжки для получения госуслуг, упрощение удаленного трудоустройства.

Кроме того, работник может в любое время проверить то, как отражена информация о его трудовой деятельности, все ли необходимые данные внесены. «К сожалению, не единичны случаи, - сказал Ирина Михайловна, - когда человек предоставляет в Пенсионный фонд трудовую книжку во время подготовки документов для назначения пенсии, и только тогда обнаруживается, что работодатель не сделал необходимую запись о каком-то периоде работы. Соответственно, уменьшается страховой стаж, что может серьезно отразиться на размере пенсии или праве на досрочное назначение пенсии.Электронная трудовая книжка позволит избежать подобных ситуаций».

Начальник правового отдела Государственной инспекции труда по Карелии Илья Красновский подчеркнул, что для граждан отказ от бумажных трудовых книжек и переход к новому формату сведений о трудовой деятельности носит добровольный характер и определиться с решением каждому работающему нужно в течение 2020 года. Исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У них все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Согласно закону, работодателям необходимо не позднее 30 июня 2020 г. письменно уведомить каждого работника об изменениях в трудовом законодательстве и об обязанности работника не позднее 31 декабря 2020 года подать заявление о выборе способа формирования сведений о трудовой деятельности: в виде традиционной бумажной трудовой книжки или в электронной форме. Работник, заявивший о продолжении ведения традиционной трудовой книжки, имеет право в последующем подать заявление о переходе на электронный формат. В трудовую книжку работника, выбравшего электронную форму, вносится запись о поданном заявлении, и бумажная трудовая книжка выдается на руки.

Для работников, которые в силу уважительных причин не подадут заявление в течение 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Начальник отдела организации персонифицированного учета и процесса инвестирования Виктория Зубцовская сообщила представителям кадровых служб, что, начиная с 2020 года, для формирования электронных трудовых книжек работодатели направляют в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работников. Данные передаются ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, и включают в себя информацию о таких кадровых событиях, как прием на работу, перевод работника на другую должность или увольнение. Сведения также подаются, если работодатель меняет свое название или работник пишет заявление о выборе формы трудовой книжки.

Первые сведения необходимо направить не позднее 15 февраля. Наряду с информацией о кадровых мероприятиях, произошедших в январе 2020 года, в них также отражаются данные о последнем кадровом мероприятие, имевшее место по состоянию на 1 января 2020-го у данного страхователя.

Передача сведений происходит в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с органами Пенсионного фонда. Представить информацию можно через Кабинет страхователя (на сайте ПФР), специализированного оператора связи или клиентскую службу ПФР. Работодатели с численностью работников свыше 25 человек сдают сведения в электронной форме.

Пресс-служба Отделения ПФР по Республике Карелия