Работодателям об электронной трудовой книжке

С января 2020 г. вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия, представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с органами ПФР.

В связи с введением электронных трудовых книжек, работодателям надлежит до 1 июля 2020 г. письменно уведомить каждого работников об изменениях в трудовом законодательстве и об обязанности работника подать заявление в течение 2020 г. о выборе способа формирования сведений о трудовой деятельности - в виде традиционной бумажной трудовой книжки или в электронной форме. Работник, заявивший о продолжении ведения традиционной трудовой книжки, имеет право в последующем подать заявление о переходе на электронный формат. В трудовую книжку работника, выбравшего электронную форму, вносится запись о поданном заявлении, и трудовая книжка выдается на руки.

Сведения о поданных работниками заявлениях, работодатель должен также ежемесячно не позднее 15 числа предоставлять в ПФР помимо информации о кадровых мероприятиях (о приеме на работу, увольнении, переименовании организации, переводе на другую постоянную работу, присвоении иной квалификации, запрете занимать должность).

Таким образом, для граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности является добровольным и будет осуществляться только с их согласия. Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, у них все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Работодателям следует в течение 2020 г. внести изменения в локальные нормативные акты, в соглашения и коллективные договоры.

Начиная с 1 января 2021 г. в случаях приема на работу или увольнения работника, сведения о трудовой деятельности должны будут представляться работодателем в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Получить сведения о трудовой деятельности работник сможет в любое время в личном кабинете на сайте ПФР или на ЕПГУ в электронном виде, кроме того в офисах ПФР или МФЦ, подготовленные на бумаге. Работодатель также обязан выдавать по требованию работника сведения о работе у данного работодателя.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
• Сокращение ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
• Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
• Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
• Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
• Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
• Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
• Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

• Место работы.
• Период работы (даты приема, увольнения, перевода на другую работу…).
• Должность, специальность, профессия, квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации).
• Причина увольнения согласно норме Трудового кодекса, закона.
• Основание для формирования записи (приказ, распоряжение…)

А также:

• СНИЛС работника.
• Сведения о заявлении работника по выбору формата трудовой книжки.
• Код выполняемой работы (заполняется с 2021 г. при наличии в профессиональном стандарте, реестре должностей).

Законодательство об электронных трудовых книжках:

- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;

- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;

- Проект Федерального закона N 748758-7 "О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений" принятая ГД ФС РФ в I чтении 03.12.2019);

- Проект Приказа Минтруда России "Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения";

- Проект Постановления Правления ПФ РФ "Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка ее заполнения".

Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать письменное заявление работодателю до конца 2020 года. В этом случае бумажную трудовую продолжат вести одновременно с электронной.

В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР.

О каких работниках работодатель должен предоставлять сведения о трудовой деятельности?

Сведения в ПФР предоставляются в отношении лиц, работающих на основании трудового договора (в т.ч. по совместительству), на основании контракта о государственной или муниципальной службе, а также отдельных категорий лиц, чья профессиональная служебная деятельность регулируется специальным законодательством.

В отличие от бумажной версии, какая информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны. В электронной не предусмотрены сведения о наградах, поскольку награждение государственными и муниципальные наградами сопровождается изданием соответствующего нормативного правового акта (постановления, распоряжения), который публикуется в открытых источниках, поэтому нет необходимости дублировать эту информацию в сведениях о трудовой деятельности. В отношении корпоративных (ведомственных) наград, работник вправе получить копию приказа или выписки из него.

Также в электронной книжке не предусмотрено внесение данных об образовании работника, поскольку сведения об образовании размещены в открытой государственной информационной системе «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении", она доступна гражданам, работодателям, органам власти.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работником работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем ПФР. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.