Создание электронного архива дел правоустанавливающих документов является одной из стратегических задач Росреестра. Решение этой задачи Управление Росреестра по Республике Карелия осуществляет в нескольких направлениях.

Первое – это перекомплектование и перевод в электронную форму накопленных и уже находящихся на хранении в Управлении Росреестра по Республике Карелия документов. Работы в этом направлении ведутся специалистами с 2014 года в рамках утвержденной Росреестром Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел. За истекший период этой процедуре подверглись 85712 томов дел ретрофонда, или 15% от общего количества дел, поступивших на хранение за период с 1998 по 2015 годы.

Второе направление – это перевод в электронную форму вновь поступающих на бумажных носителях документов в рамках текущих процессов ведения Единого государственного реестра недвижимости. В настоящее время на стадии приема сканируется 100% поступающих в Управление Росреестра по Республике Карелия бумажных документов.

Третье направление включает в себя проведение мероприятий по сокращению количества документов, поступающих на бумажном носителе. Поставленной цели Управление Росреестра по Республике Карелия добивается за счет популяризации предоставления услуг Росреестра в электронном виде. 

Преимущества электронного архива документов трудно переоценить. Дистанционный доступ к документам устраняет трудоемкость операций по их поиску, делая сам поиск более оперативным, позволяет осуществлять работу с архивом в многопользовательском режиме из разных точек доступа, а также обеспечивает безопасность и конфиденциальность хранящихся документов.

Электронный архив правоустанавливающих документов – одно из важнейших условий для проведения государственной регистрации прав по экстерриториальному принципу и сокращения сроков предоставления государственных услуг, связанных с использованием информации архивного фонда.